Num mundo em que a comunicação vive um momento de turbilhão, nem sempre é simples adaptar o texto para mídias diferentes. Um e-mail não deve ser escrito da mesma forma que uma mensagem instantânea no Whatsapp, por exemplo. Mas como acertar a mão com tantos caminhos possíveis? É o que a jornalista Arlete Salvador esclarece no livro "Para Escrever Bem no Trabalho".
Além de ensinar técnicas para escrever melhor e dar dicas de como agir no ambiente corporativo, ela mostra como redigir vai além do aprendizado da gramática e do conhecimento tecnológico.
Abaixo, confira algumas dicas para ganhar aquele tão merecido destaque no ambiente de trabalho.
1. É melhor telefonar quando o assunto for rápido, mas exigir troca de informações. Para acertar a data de um compromisso profissional, por exemplo, basta ligar para o colega. Quando precisar de uma resposta imediata, é melhor ligar, pois e-mails e mensagens podem ser ignorados ou esquecidos na caixa de entrada.
2. Ao enviar documentos para alguém, escreva sempre uma breve apresentação. Quatro parágrafos bastam para escrever uma carta de apresentação correta e capaz de despertar o interesse do leitor. Para começar, contextualize o texto, informando o assunto principal da sua correspondência. Depois, explique por que você está escrevendo ao leitor. No terceiro parágrafo, ofereça mais informações e acrescente detalhes. Por fim, reforce a oferta do segundo parágrafo.
3. Para cobrar alguma dívida ou compromisso é necessário ter certo jeitinho, afinal, ninguém gosta de posar de vilão. O segredo da cobrança está em "lembrar" o devedor. No caso de um pagamento, mande um e-mail dizendo que os controles financeiros não registram o pagamento e solicite a cópia do comprovante para atualização do sistema.
4. Essa é fácil, mas muita gente esquece: na internet, letras maiúsculas parecem gritos escritos. Por isso, é melhor evitar a caixa alta. Prefira o uso tradicional de maiúsculas e minúsculas para marcar o início de parágrafos e nomes próprios. O texto fica mais elegante e facilita a leitura.
5. Pense duas vezes antes de encaminhar um e-mail para outras pessoas. É de bom tom verificar se o autor original concorda com a divulgação. Pense: como a sua decisão de distribuir um e-mail irá afetar o colega que o escreveu?
6. Apague spams e e-mails promocionais sem piedade. Uma caixa de entrada limpa garante um trabalho mais organizado.
7. É melhor utilizar mensagens instantâneas para tratar de assuntos corriqueiros do escritório, especialmente se você conhecer bem o interlocutor.
8. Ao responder um e-mail de cobrança, evite utilizar respostas vagas do tipo "estamos providenciando", "estamos acompanhando". Desse jeito, fica evidente que você não tem respostas a dar. Uma saída interessante é apresentar fatos e soluções, sem enrolação, antecipando-se às dúvidas do autor.
9. Ninguém gosta de receber um e-mail desagradável, mas pior ainda é responder com a cabeça quente e se arrepender depois. De cabeça fria, você vai perceber que não vale a pena responder na mesma moeda.
10. Tome cuidado com a grafia de nomes. Alessandra é com x ou ss? É Arthur ou Artur? Edson ou Edison? Essa delicadeza impressiona quem recebe o e-mail, e grafias erradas causam péssima impressão.
Da Folha de São Paulo
http://www1.folha.uol.com.br/livrariadafolha/2015/11/1705829-do-whatsapp-ao-relatorio-aprenda-a-escrever-bem-no-trabalho.shtml
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